手を抜くことが書類作成のコツ。仕事は完璧を目指さない。
ありとあらゆる場面で求められる書類作成。
こんなに書類要るの？
と思ってしまうほど何かにつけて仕事では書類を求められる。
そしてこの書類をどこまでのクオリティーに仕上げていくのか。
どういった内容の書類とかで求められることは変わってきますが、
しっかりと丁寧に時間をかけて、間違いのない完璧な書類を作ろう。修正も極力ないほうが上司の評価もうなぎのぼりだよ。
一つの仕事に時間をかけるより、修正前提で素早く作ってしまおう。他にも仕事はあるし、手を抜いてどんどん全体の仕事を進めよう。
頭の中では、こんな葛藤が。
極端な考えではあるものの、僕は素早く出すのを意識してます。
誰が見ても完璧な書類なんてできないし、たくさんの仕事をこなしたほうが会社的にも良いでしょと思ってやってます。
めんどくさいし残業してまでやりたくない・・・・ ボソッ（本音）
書類はそこまで読まれないし、完璧なものはなかなか作れない
申請書類であったり仕事の報告書であったり、多種多様な書類があります。
例えば、例年やっている仕事の報告書。
僕が書類を受け取る側で考えたとき、隅から隅まで全部読むかな？と思ってしまいます。
小さい文字がビッシリの書類。
ペラっ・・・・・・・・OK！
こんな感じか要点だけ確認するくらいなものだと思ってます。
大事なのは書類よりも、ちゃんと仕事ができているかどうかということ！
60～70％くらいの書類の完成度で、上司なり相手に言われたとき修正できればいいはず。
そして浮いた時間を他の業務に費やせることができ、仕事がどんどん片付けられて気持ちが楽になる…
僕も入社したての頃は、書類作成に追われてました。
完璧な修正いらずの書類を作成して、1つずつ仕事を完了させていこうという気持ちが強かったので必然的に残業が多くなってました。
ほかの人は早く帰ってるな・・・・ まぁ新人だからしょうがないか。
その状態が続き、見かねた上司から書類は手を抜いた方が良いと注意を受け、目が覚めました。
正確に言うと、頑張っているのに意味のないことをしていると受け取り、怒り狂ってました(笑)
まぁでも、どんなに完璧な書類を作ったとしてもどこか修正はでてくる。
なら、期限とかを優先した60％の書類を作った方が良い！
そこでオススメなのがこの本。
筆者の中島聡さんは、Windows95の開発に携わった凄い方。
簡単に本書の内容を書くと、
仕事が終わらない人が陥りがちな行動を挙げられていて、どういったやり方、時間の使い方で仕事を完了させていくかの手法や考え方が書かれています。
この本の中で、仕事は大枠を作った試作品をまず作ることがスムーズに仕事を進められるようになるコツであり、全ての仕事は必ずやり直しになるということを書いている。
まずは、早めに形にすることが大事！
仕事における時間術について書かれている本なので興味のある方はぜひどうぞ。
身を削ってまでするほどのことか・・・・？
1つ目のと繋がっていますが、夜遅くまで、休みの日まで出てきてまですることなのかと思ってしまいます。
報告書の場合は、作業自体は終了してるわけだから書類そこまで必要！？
あくまでも個人的な意見です(笑)
書類に何時間も莫大な時間をかける…
もし試作でササッと時間をかけず作った書類で問題なければ無意味な時間に。
ダメなところがあっても、そこを修正するだけなので手間もさほどかからない。
入社したての僕はこの状態でした。相当自分を追い込んでたのか・・・・
まとめると
書類は100％の完成度を目指さない。
60～70％くらいの出来を目指して素早く終わらせる。
いかに手を抜くか、必要最低限の書類を作成するか。
といってもあからさまに手を抜くのは✖。
素早く終わらせるを意識して効率よく書類をこなそう！
残業や休日出勤とサヨナラ！
最後までお読みいただきありがとうございます。
それではまた。
